Tietopuu-sivusto tarjoaa tietoa ja tukea päihde- ja mielenterveystyön kehittämiseen ja tutkimustoimintaan. Sivusto palvelee alan asiantuntijoita, kehittäjiä, tutkijoita ja järjestötoimijoita sekä vaikuttamis- ja viestintätyötä tekeviä. Sisällöstä voivat hyötyä myös muut alan toimijat ja opiskelijat.

Tässä informoidaan henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta A-klinikkasäätiön Tietopuu-sivustolla (https://tietopuu.a-klinikkasaatio.fi). Tietoja kertyy erityisesti sivuston sähköisistä lomakkeista. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehditaan kansallisen ja EU-lainsäädännön ohjeistuksen mukaan (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2017 (pdf) ja Tietosuojalaki 5.12.2018/1050). Tutustu myös koko A-klinikkasäätiön järjestötoiminnan henkilötietojen käsittelyyn ja Tietopuun evästekäytäntöihin. 

Rekisterinpitäjä

A-klinikkasäätiö, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki. Tietopuun yhteyshenkilö: Asiantuntija Senja Peltola, tietopuu(at)a-klinikka.fi, A-klinikkasäätiön tietosuojavastaava Marja Merikallio, saatio.tietosuoja(at)a-klinikka.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet:

• Palautteisiin vastaaminen yhteystiedot antaneille henkilöille.
• Blogitekstien ja tutkimustiivistelmien kommentoijien nimen omaehtoinen julkaiseminen.
• Tutkimussuunnitelmassa pyydettyjä henkilötietoja tarvitaan tutkimusluvan myöntämiseen.
• Tutkimuslupien tiedot säilytetään lupien arkistoimista varten.
• Tietopuun tutkimustiivistelmä -uutiskirjeestä kiinnostuneiden sähköpostiosoitteet tarvitaan sähköisen uutiskirjeen lähettämiseen.
• Hanketietokannan hankkeesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystieto tarvitaan hankkeesta kiinnostuneiden mahdollisia yhteydenottoja varten.
• Sivuston käyttäjärekisteriin tallentuva tieto nimistä ja sähköpostiosoitteista tarvitaan sivuston käyttäjien roolien ja käyttöoikeuksien hallinnontiin.
• Sivustoon liittyvissä kyselyissä voidaan kerätä arvontaa varten sähköpostiosoite.
• Lokiin tallentuvia tietoja tarvitaan mahdollisten teknisten ongelmien selvittämiseen.
• Evästeitä käytetään sivuston kävijäseurannan toteuttamiseen.

Tietopuu-sivustoon tallentuneiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu sivuston tarjoaman tietopalvelun asiakkuuteen (esim. tutkimusluvat, uutiskirjeet). Osa sivuston käyttäjistä on rekisterinpitäjän palveluksessa.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät:

• Palautteet: Nimi tai nimimerkki, organisaatio ja sähköpostiosoite.
• Blogien ja tutkimustiivistelmien kommentointi: Nimi tai nimimerkki.
• Tutkimusluvan hakeminen: Nimi, sähköpostiosoite sekä tutkimukseen ja luvan hakemiseen liittyviä tietoja. Tarkemmin Tutkimushanke-, tutkimuslupa- ja käyttäjärekisterin tietosuojaselosteessa (pdf).
• Uutiskirjeiden lähettäminen: tilaajan sähköpostiosoite.
• Sivuston käyttäjärekisteri: käyttäjätunnuksen saaneiden henkilöiden nimi ja sähköpostiosoite, tunnuksen aktiivisuus, käyttäjärooli, alkupäivämäärä, viimeisen kirjautumisen päivämäärä.
• Hanketietokanta: yhteyshenkilön nimi ja annettu yhteystieto.
• Kyselyissä: sähköpostiosoite (jos toteutetaan arvonta)
• Evästetunnistetiedot: Näistä saat tarkemman tiedon sivun alaosaan aukeavasta pop-up-ikkunasta sekä Evästekäytännöt-sivulta.

Miten käsittelemme tietojasi

Tietopuun ja kyselyiden lomakkeille tallentuvia tietoja pääsevät näkemään vain Tietopuun admin-oikeudet omaavat henkilöt. Tutkimuslupien henkilötietoja käsittelevät ylläpidon lisäksi myös lupaprosessiin osallistuvat henkilöt organisaatiossa. Henkilötietoja käsitellään ohjeistusten mukaan yksityisyydensuojaa vaarantamatta.

Sivuston ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä palveluita sekä kyselytyökalua ostetaan alihankintana. Huolehdimme kolmansilta osapuolilta ostetuissa palveluissa sopimusjärjestelyin tietosuojan toteutumisesta.

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun siihen on tarve. Webropolin kyselylomakkeisiin tallentuneet sähköpostisoitteet poistetaan heti, kun arvonta on suoritettu. Palautteen antajien tiedot poistetaan kahden vuoden välein. Tutkimustiivistelmien ja blogien kommentoijien vapaaehtoisesti antamat tiedot näkyvät myös julkisesti sivuilla, joten ne ovat järjestelmässä niin kauan kuin sivun kyseiset osiot ovat käytössä. Tutkimusluvan hakijoiden tiedot arkistoituvat lupa- ja tutkimushanketietokantaan sekä mappeihin, niin pitkäksi aikaa, kun tietojen säilytys nähdään tarpeelliseksi. Käyttäjärekisterin tieto säilytetään, niin kauan kuin sivustolla on henkilön luomia sisältöjä tai kunnes henkilö pyytää poistamaan tiedot. Verkkotunnisteet säilytetään vuoden ajan.

Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, markkinatutkimuksiin eikä mielipidekyselyihin. Vain sivuston omia käyttäjäkyselyitä saatetaan lähettää sivuston rekisteröityneille käyttäjille tai uutiskirjeen tilaajille. Henkilötietoja ei käytetä myöskään automaattiseen päätöksentekoon tietojen profiloinnin kautta.

Oikeutesi

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus saada pääsy henkilötietoihin, tietojen oikaisemiseen, poistamiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen. Tiedot voidaan myös rekisteröidyn pyynnöstä siirtää järjestelmästä toiseen. Tietopuun käyttäjällä on mahdollisuus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvä kirjallinen pyyntö osoitteeseen [email protected]. Tarkastuoikeuttasi voit käyttää kerran vuodessa maksutta.

Uutiskirjeiden tilaajilla on mahdollisuus poistaa oma sähköpostiosoitteensa postituslistalta uutiskirjeiden tilaussivulta.

Tutkimusluvan hakeminen edellyttää henkilötietoja ja niiden antamatta jättäminen estää tutkimusluvan saamisen. Rekisteröitymisissä ja tilauksissa välttämätön tieto on vain sähköpostisoite. Muut henkilötiedot annetaan vapaaehtoisesti. Tietopuussa käytetään vain henkilön itsensä antamaa tietoa eikä muita tietolähteitä käytetä.

Sinulla on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkasi sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Henkilötietojen suojaus

Henkilötiedot tallentuvat palveluntarjoajan tietokantaan, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Niitä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt A-klinikkasäätiöltä sekä sivuston ylläpitoon/kehittämiseen osallistuvat alihankkijat. Palveluntarjoaja vastaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelystä. IP-osoitetiedot eivät ole oletusarvoisesti kenenkään nähtävillä. Tarvittaessa tiedot ovat A-klinikkasäätiön web-suunnittelijan haettavissa tietokannasta.

Tietokannat on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Ainoastaan rekisterien julkisiksi määritellyt kohdat, joihin sivuston käyttäjä itse on kirjannut tiedot, ovat nähtävillä kaikille Tietopuu-sivustolla. Kirjautuneet käyttäjät ovat itse vastuussa käyttäjätunnuksestaan sekä siitä, etteivät luovuta niitä ulkopuolisille. Allekirjoitetut tutkimusluvat ja lupiin liittyvät vaitiolositoumuspaperit ovat manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa, ja niitä käsittelevät vain tehtävään nimetyt henkilöt.