Hankearvioinnin suunnittelussa ja toteuttamisessa on tärkeää hahmottaa arvioinnin kokonaisuus ja sen merkitys hankkeen eri vaiheissa. Kehittäminen ja arviointi liittyvät läheisesti toisiinsa ja kulkevat rinnakkain hankkeen tarpeen arvioinnista aina hankkeen päättämisvaiheeseen asti.

Hankearvioinnin prosessikuvauksessa on tuotu esille arvioinnin tehtäviä, lähestymistapoja ja menetelmiä liittyen keskeisiin hanketyön vaiheisiin. Sen tarkoituksena on tehdä näkyväksi hankearvioinnin käytäntöjä ja tukea työntekijöitä arvioinnin suunnittelussa ja toteuttamisessa.

Hankkeen tarpeen arviointi

Hankkeen tarpeen arvioinnissa kartoitetaan perustelut sille, miksi hanke tulisi toteuttaa ja mitä seurauksia voi olla, jos hanketta ei toteuteta. Hankkeen tarpeen arviointi pitää sisällään tarve- ja toimintaympäristöanalyysin.  

Tarveanalyysi on lähtökohta hankkeen suunnittelulle. Siinä kartoitetaan toimintaympäristöstä nousevia kohderyhmän tarpeita sekä hankkeen toteuttajien tietoa hankkeen tarpeellisuudesta.

Tarveanalyysin laatimisessa voidaan hyödyntää:  

• Kysely- ja haastattelututkimuksia 
• Fokus- ja kehittämisryhmätyöskentelyä 
• Tilastoja ja analyysejä toimintaympäristön tilanteesta ja tarpeista 

Toimintaympäristöanalyysi kuvaa hankkeen kannalta merkityksellisiä ilmiöitä ja asioita, esimerkiksi sosiaalisia, poliittisia, taloudellisia ja ekologisia muutostekijöitä yhteiskunnassa sekä palvelujärjestelmässä. Toimintaympäristöanalyysissa tulisi huomioida myös yksilö- ja väestötason muutokset sekä kansalliset ja alueelliset kehittämistarpeet ja -suunnitelmat.

Hankkeen suunnittelu

Ohjelmateoria on hanketoiminnan lähtökohta ja toiminnan arviointia ohjaava tekijä. Ohjelmateoria tarkoittaa käsitystä siitä, mitä hankkeessa on tarkoitus saada aikaan ja miten. Ohjelmateoria kuvataan hankesuunnitelmassa, josta tulisi käydä ilmi: 

• Mitä ongelmia hanketoiminnan avulla lievitetään tai ratkaistaan
• Millaisella toiminnalla voidaan vaikuttaa muutosta edistäviin ja estäviin tekijöihin 
• Toiminnan kuvaus ja suunnitelma
• Millaisia tuloksia ja vaikutuksia on mahdollista saada aikaan hanketoiminnan myötä 
• Hankkeen kohderyhmät 
• Toimintaan osallistuvat organisaatiot 
• Yhteistyötahot ja kumppanit 

Hankesuunnittelun tukena voi käyttää Suunta-työkalua, Laatutähteä sekä SWOT-analyysia. Lisätietoa näistä työkaluista saat arvioinnin työkalut -sivulta. 

Arviointisuunnitelma laaditaan hankkeen suunnitteluvaiheessa ja sen tarkoituksena on kuvata hankkeen arvioinnin kokonaisstrategia. Arviointisuunnitelma toimii hankkeen työntekijöille arvioinnin tukena sekä tekee näkyväksi hankkeen arviointikäytännöt kohderyhmille, yhteistyötahoille ja rahoittajalle. 

Hankkeen toteutus

Hankkeen toteutuksen vaiheessa tehdään prosessiarviointia, joka auttaa toiminnan suuntaamisessa ja parantamisessa. Prosessiarvioinnissa keskitytään vaikuttavuuden arvioinnin sijaan itse toiminnan ja sen prosessien arviointiin. Prosessiarvioinnissa voidaan kuitenkin saada tietoa syy-seuraussuhteista sekä toiminnan ja tulosten vaikuttavuusketjuista. Prosessiarviointi täydentää tulosten arvioinnin avulla saatua tietoa hanketoiminnan vaikutuksista. 

Jatkuvaa tulosten arviointia tehdään hankeprosessien edetessä ja samalla täsmennetään hankkeen tavoitteita.

Arviointiin on hyvä ottaa mukaan hankkeen eri sidosryhmiä, eli toteuttaa osallistavaa arviointia. Seurantatietoa voidaan koota monesta näkökulmasta: hankkeen työntekijöiltä, vapaaehtoistoimijoilta, toimintaan osallistuneilta, kohderyhmän edustajilta tai yhteistyökumppaneilta. Osallistavan arvioinnin avulla voidaan sidosryhmät ottaa mukaan myös toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Hankkeen ulkoisessa tiedonkeruussa kerätään kohderyhmien, osallistujien ja yhteistyötahojen näkemyksiä toiminnan tuloksista. Tiedonkeruun välineenä voidaan käyttää koulutus- ja osallistujapalautteita, prosessien alku- ja loppukyselyjä, arviointikeskusteluja, fokuskyselyitä, havainnointia ja muita dokumentteja.  

Hankkeen sisäisessä tiedonkeruussa työntekijät dokumentoivat tavoitteisiin liittyvää tietoa omasta toiminnastaan. Tiedonkeruun välineinä voidaan käyttää esimerkiksi hankepäiväkirjoja, tavoitearviointeja ja arviointityöpajoja.

Tiedonkeruun kohteena ovat: 

• Hanketoiminnan sisältö ja toteutustavat 
• Tulokset, eli toiminnalla saatu muutos tai asiantila.
• Kehittämistarpeet 
• Keskeinen tieto toimintaan osallistuneista henkilöistä, esimerkiksi sukupuolijakauma ja ikäluokittelu.  

Hankkeen päättäminen 

Tulosten arvioinnissa tuodaan esiin toiminnalla saatu muutos tai hyöty. Hankkeen tulos voi olla myös, ettei muutosta ole tapahtunut. Tuloksia peilataan aina asetettuihin tavoitteisiin ja päämääriin. Jotta tulosten arviointia voidaan tehdä, tulee hankkeen tavoitteet olla selkeästi määritellyt ja niiden toteutumista on mitattava säännöllisesti.

Hankkeen tulosten jakamisessa ja uusien toimintamallien levittämisessä on tärkeää tehdä näkyväksi myös prosessiarvioinnin tulokset, eli miten hankkeen tulokset on saatu aikaan. Kerätyn ja analysoidun arviointitiedon perusteella laaditaan raportti siitä, miten hanke on vastannut sille asetettuihin päämääriin ja tavoitteisiin sekä minkälaisia jatkokehittämistarpeita on havaittu.

Yllä kuvattu prosessikuvaus on tuotettu yhteistyössä A-klinikkasäätiön hankkeissa toimivien työntekijöiden ja asiantuntijoiden kanssa. Lisätietoa aiheesta löydät Theseus-palvelussa julkaistusta opinnäytetyöstä: Hankearvioinnin kehittämisen lähtökohdat, viitekehys ja toimintamalli. Hankearvioinnin kehittäminen A-klinikkasäätiössä.